PROCÉDURES ET CONTRÔLES EN MATIÈRE DE LUTTE CONTRE LE BLANCHIMENT D'ARGENT (AML) ET DE CONNAISSANCE DU CLIENT (KYC)

DOCUMENT MIS À JOUR LE 19 AVRIL 2021

En tant que membre du Groupe AC, vous agirez conformément à la règle de politique générale définie dans la présente déclaration de politique générale sur l'AML et le KYC.
La politique du Groupe AC stipule que tous les membres du personnel, à tous les niveaux, doivent participer activement à la prévention de l'exploitation des services du Groupe AC par des criminels et des terroristes à des fins de blanchiment d'argent.

Cette participation vise à :

• Assurer la conformité du Groupe AC avec toutes les lois, règlementations et exigences applicables des autorités de surveillance.
• Protéger le Groupe AC et tout son personnel, en tant qu'individus, contre les risques associés aux infractions à la loi, aux réglementations et aux exigences des autorités de surveillance.
• Préserver la réputation du Groupe AC contre les risques de dommages réputationnels liés à une implication dans des activités de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme.
• Contribuer positivement à la lutte contre le crime et le terrorisme. Pour atteindre ces objectifs, la politique du Groupe AC est la suivante :
• Chaque membre du personnel respecte ses obligations personnelles conformément à son rôle et à sa position dans le Groupe AC.
• Ni les considérations commerciales ni un sentiment de loyauté envers les Utilisateurs de la Plateforme ne doivent prendre le pas sur l'engagement du Groupe AC contre le blanchiment d'argent.
• Le Groupe AC a nommé un Responsable de la Conformité, chargé de la conformité AML et KYC. Le Responsable de la Conformité reçoit toute l'aide et la coopération nécessaires de tous les membres du personnel pour accomplir ses fonctions.
• Le Groupe AC réalise une évaluation à l'échelle de l'entreprise des risques de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme auxquels il est soumis, conçoit et met en œuvre des contrôles appropriés pour atténuer et gérer efficacement les risques identifiés.
• Le Groupe AC doit établir et tenir à jour des politiques et procédures documentées et proportionnées, y compris des contrôles, qui décrivent les mesures positives à prendre par le personnel pour prévenir le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme dans le cadre de son travail. Le Responsable de la Conformité doit les réexaminer régulièrement pour s'assurer qu'elles sont toujours appropriées.

POLITIQUE ET PROCÉDURE D'ÉVALUATION DU RISQUE DE BLANCHIMENT D'ARGENT

POLITIQUE

La politique du Groupe AC est d'identifier et d'évaluer les risques de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme représentés par les activités que nous menons, afin de pouvoir atténuer ces risques en appliquant des niveaux de vigilance appropriés aux personnes et entreprises utilisant la Plateforme exploitée par (une société du Groupe AC) (les Utilisateurs de la Plateforme). Les Utilisateurs de la Plateforme sont les Prestataires de Services, à savoir le Studio et le Performer avec lesquels un Accord Général de Services de Plateforme a été conclu. Le Performer est également appelé « Modèle ». Ces Prestataires de Services offrent et vendent leurs services à leurs clients (Utilisateurs) sur la Plateforme SNV.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

1. Le Groupe AC doit évaluer le risque de blanchiment d'argent représenté par les Utilisateurs de la Plateforme et les activités menées selon trois niveaux :
   1. Le niveau normalement traité par le Groupe AC, nécessitant un niveau standard de vigilance client.
   2. Un niveau de risque exceptionnellement élevé nécessitant un niveau renforcé de vigilance client.
   3. Un niveau de risque négligeable nécessitant uniquement une vigilance simplifiée.
2. Le Groupe AC doit identifier et tenir à jour des listes de facteurs de risque (y compris ceux exigés par les règlements) concernant les Utilisateurs de la Plateforme, les produits ou services, les transactions, les canaux de distribution et les zones géographiques d'exploitation.
3. Le Groupe AC doit évaluer le niveau de risque associé à ces facteurs en analysant des indicateurs tels que :
   1. Les caractéristiques de l'Utilisateur de la Plateforme (individuel ou société, statut, localisation, profession).
   2. L'objectif des comptes ou des engagements, les niveaux d'actifs et les transactions
   3. La régularité ou la durée des relations commerciales.
4. Le Groupe AC doit mettre à jour l'évaluation des risques chaque année pour s'assurer que les nouveaux risques émergents sont pris en compte et que les nouvelles informations fournies par notre autorité de contrôle sont pris en compte.
5. Le Groupe AC doit conserver un registre écrit à jour de toutes les étapes suivies et fournir l'évaluation des risques ainsi que les informations sur lesquelles elle est fondée.
6. Le risque de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme représenté par chaque Utilisateur de la Plateforme sera évalué :
   1. Pendant le processus d'acceptation d'un nouvel Utilisateur de la Plateforme (KYC), avant toute opération.
   2. Chaque fois que le processus de surveillance continue du Groupe AC indique qu'un changement dans l'environnement commercial ou opérationnel d'un Utilisateur de la Plateforme peut représenter une modification du risque de blanchiment d'argent.
7. L'évaluation des risques concernant un Utilisateur de la Plateforme sera effectuée par l'Agent responsable du Groupe AC, qui déterminera les mesures de vigilance appropriées à l'égard de chaque Utilisateur de la Plateforme, en se basant sur :
   1. L'évaluation des risques à l'échelle du Groupe AC.
   2. L'évaluation du niveau de risque lié à chaque cas particulier.
8. Un enregistrement doit être effectué de l’évaluation des relations individuelles des Utilisateurs de la Plateforme, confirmant que l'évaluation des risques à l'échelle du Groupe AC a été prise en compte, ainsi que tout autre facteur pertinent.

POLITIQUE ET PROCÉDURE DE VÉRIFICATION DE L'IDENTITÉ DES UTILISATEURS DE LA PLATEFORME (KYC)

POLITIQUE

AC Group a pour politique de vérifier l'identité de tous les Utilisateurs de la Plateforme, en veillant à ce que les procédures reflètent les caractéristiques de risque des Utilisateurs de la Plateforme. Lors de l'ouverture d'un compte auprès d'AC Group, tous les Utilisateurs de la Plateforme seront vérifiés sur la base des procédures suivantes.

A. CONTRÔLES ET PROCÉDURES POUR L'UTILISATION DE LA PLATEFORME (SNV)

Les Utilisateurs de la Plateforme qui proposent et vendent leurs services sur la Plateforme SNV – Performers et Studios – agissant sous la forme d'une entité juridique doivent fournir les informations suivantes :
* Nom de l'entité juridique
* Numéro d'enregistrement officiel
* Forme juridique
* Pays du siège social
* Adresse du siège social
* Le cas échéant, numéro de TVA intracommunautaire
* Adresse e-mail de contact
* Numéro de téléphone
* Toutes les informations concernant les bénéficiaires effectifs.

L'Agent responsable du Groupe AC vérifiera que l'Utilisateur de la Plateforme est correctement constitué en société (si applicable) et enregistré, et prendra les mesures nécessaires pour déterminer qui sont les principaux bénéficiaires effectifs, ainsi que les personnes exerçant un contrôle significatif, et leur identité sera vérifiée conformément à cette procédure.

B. Les Utilisateurs de la Plateforme qui proposent et vendent leurs services sur la Plateforme SNV – Performers et Studios – sans agir sous la forme d'une entité juridique doivent fournir les informations suivantes :

• Nom ou identification du Studio/Performer non-individuel
• Pays de résidence
• Adresse
• Numéro de téléphone et adresse e-mail de contact
• Une attestation indiquant qu'il s'acquitte de ses obligations fiscales et qu'il peut agir en tant qu'entité non juridique dans son pays (micro-entreprises).

Vérification de l'identité

1. Le membre du personnel chargé de la vérification de l'identité terminera le processus en vérifiant que le Studio/Performer ne fait pas l'objet de sanctions ou d'autres mesures statutaires, en utilisant les méthodes de filtrage définies par le Responsable de la Conformité (liste noire des terroristes internationaux, vérification par SMS).
2. Pour les Studios/Performers, les vérifications d'identité seront effectuées par l'examen de :
   1. Un document avec photo confirmant le nom du gérant du Studio/Performer, tel qu'un passeport valide.
   2. Une photo avec le document d'identité présenté à côté du visage.
   3. Un document confirmant l'adresse du Gérant du Studio/Performer, tel qu'une facture de services publics (datant de moins de 3 mois, aucune facture de téléphone portable n'est acceptée). Ce document est requis même si le document confirmant le nom inclut déjà l'adresse. Le Responsable de la Conformité du Groupe AC tiendra à jour une liste de documents ou d’informations acceptables obtenus auprès d’une source fiable et indépendante du Studio/Performer :
   4. Seule une copie numérique couleur et haute résolution du document sera acceptée pour l'examen.
   5. Les sources d'informations électroniques doivent avoir été évaluées en termes de risques avant utilisation.
3. Dans les cas où un Utilisateur de la Plateforme ne peut pas fournir des documents acceptables, l'Agent responsable du Groupe AC prendra une décision basée sur les risques quant à l'acceptation des documents disponibles, en consultant le Responsable de la Conformité si nécessaire.
4. Lorsque le Gérant de Studio/Performer n'est pas un résident européen ou ne sera pas vu en personne (c'est-à-dire via la webcam) par le membre du personnel effectuant la vérification, l'Agent responsable du Groupe AC prendra une décision basée sur les risques concernant les moyens de vérification à accepter, en consultant le Responsable de la Conformité si nécessaire.

Vérification de la propriété effective

1. Lorsque le Performer n'est pas le bénéficiaire effectif des sommes en cause, le responsable du Groupe AC prendra les mesures nécessaires pour déterminer qui est le bénéficiaire effectif et prendra des mesures raisonnables pour vérifier son identité, conformément à la présente procédure.
2. Le Responsable de la Conformité préparera un formulaire que l'Agent responsable du Groupe AC utilisera pour demander au Studio ou au Performer de vérifier son identité et les informations relatives à la propriété effective, ainsi qu'une procédure de suivi lorsque les demandes ne sont pas satisfaites dans le délai prévu par la loi.
3. Si tous les moyens possibles pour identifier le bénéficiaire effectif d'un Studio/Performer non-individuel ont été épuisés sans succès, et enregistrés, l'Agent responsable du Groupe AC demandera l'approbation du Responsable de la Conformité, qui sera donnée en tenant compte des risques, pour désigner comme bénéficiaire effectif la personne principale responsable de la gestion du Studio/Performer non-individuel.
4. En ce qui concerne les bénéficiaires effectifs ultimes (Ultimate Beneficial Owner – UBO) des Studios/Performers non-individuels, les informations suivantes sont requises :
   1. Titre
   2. Nom et prénom
   3. Pays de résidence
   4. Adresse
   5. Date de naissance
   6. Pays de naissance
   7. Numéro d'identification
   8. Raison pour laquelle la personne est UBO (pourcentage de capital/détention directe ou indirecte, etc.)
5. Lorsque l'Utilisateur de la Plateforme est une société cotée ou une entreprise réglementée, l'Agent responsable du Groupe AC vérifiera que l'Utilisateur de la Plateforme est correctement enregistré et que la personne avec laquelle le Groupe AC traite est autorisée à agir au nom de l'Utilisateur de la Plateforme, et vérifiera l'identité de cette personne conformément à cette procédure, en plus de celle du Studio/Performer non-individuel.
6. Dans tous les cas évalués comme présentant un risque plus élevé de blanchiment d'argent, où une vigilance renforcée est requise pour l'Utilisateur de la Plateforme, l'Agent responsable du Groupe AC consultera le Responsable de la Conformité pour décider des étapes supplémentaires à suivre pour vérifier l'identité de l'Utilisateur de la Plateforme.
7. Toutes les procédures de vérification de l'identité, ainsi que les actions entreprises pour vérifier l'identité des Studios/Performers non-individuels, seront enregistrées. Cela inclura la conservation de copies de tous les documents produits et les échanges d'e-mails.
8. Pour les Studios/Performers individuels et non-individuels, l'Agent responsable du Groupe AC recueillera les informations de référence concernant le compte bancaire du Studio/Performer :
   1. Bic ou IBAN
   2. Nom de l'institution où le compte est détenu
   3. Adresse de ladite institution
9. Pour les Performers/Studios individuels et les bénéficiaires effectifs des Performers/Studios non-individuels, il sera surveillé si cette personne est qualifiée comme « personne politiquement exposée ». Lors de l'ouverture d'un compte, les questions suivantes seront posées :
   1. Êtes-vous une personne politiquement exposée, c'est-à-dire une personne qui est ou a été investie d'une fonction publique importante ? O/N
   2. Êtes-vous lié(e) à une telle personne (famille, proche associé) ? O/N
   3. Si oui, veuillez indiquer le nom et la fonction de la personne justifiant ce statut.

POLITIQUE ET PROCÉDURE EN VUE DE LA CONNAISSANCE DES ACTIVITÉS DE L'UTILISATEUR DE LA PLATEFORME DANS LE CADRE DE LA « CUSTOMER DUE DILLIGENCE » (CDD)

POLITIQUE

La politique du Groupe AC consiste à obtenir des informations permettant d'évaluer l‘objectif et la nature de chaque relation de l'Utilisateur de la Plateforme avec le Groupe AC. Ces informations relatives à la connaissance des activités de l'Utilisateur permettront au Groupe AC de maintenir à jour son évaluation du risque de blanchiment d'argent en cours et de détecter tout changement ou anomalie dans les actions de l'Utilisateur de la Plateforme qui pourrait indiquer un blanchiment d'argent. La politique du Groupe AC est de ne pas proposer ses services ou de se retirer de la fourniture de ses services sur la Plateforme si une compréhension satisfaisante de la nature et de l'objectif des activités de l'Utilisateur de la Plateforme ne peut être obtenue.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES (gestion de la sécurité telle que définie dans le document "manuel de prévention du blanchiment des transactions")

• L'Agent responsable du Groupe AC obtiendra les informations relatives aux activités de l'Utilisateur (KYC) de la Plateforme (Studio/Performer, qu'il soit individuel ou non) lors de :

*L'acceptation des Studios/Performers. Tout changement significatif dans les accords des Studios/Performers, tels que la taille ou la fréquence des transactions, la nature des activités menées, l'implication de tierces parties ou de nouvelles juridictions, dans le cadre d'un exercice continu tout au long de la relation avec l'Utilisateur de la Plateforme. Les informations sur les activités de l'Utilisateur de la Plateforme incluront, sans s'y limiter :
*La finalité ou la justification commerciale des services que l'Utilisateur de la Plateforme vend sur la Plateforme en tant que Studio/Performer aux Utilisateurs, en utilisant le portefeuille électronique pour les paiements aux Utilisateurs de la Plateforme.
*La provenance des fonds ou des actifs impliqués dans les ventes de l'Utilisateur de la Plateforme.
*La nature, la taille, la fréquence, la source et la destination des transactions du Studio/Performer (volume et destination des transactions).
*La justification commerciale de l'utilisation de structures et d'entités (le cas échéant).
*Les contreparties et les juridictions concernées.
Les informations seront obtenues en posant des questions pertinentes à l'Utilisateur de la Plateforme, et les réponses fournies seront vérifiées lorsque cela est possible dans le cadre de la relation normale (enquête auprès de l'Utilisateur de la Plateforme).
Les informations fournies par l'Utilisateur de la Plateforme seront enregistrées sur le compte de l'Utilisateur de la Plateforme, pour aider à la surveillance future de la relation avec l'Utilisateur (marqueur sur la surveillance du compte). Les réponses non facilement vérifiables doivent néanmoins être considérées avec d'autres détails connus ou fournis par l'Utilisateur de la Plateforme afin de vérifier que toutes les informations sont cohérentes et plausibles.
Lorsque les réponses fournies par l'Utilisateur de la Plateforme sont invraisemblables ou incohérentes avec d'autres informations, ou lorsque l'Utilisateur de la Plateforme refuse de fournir des réponses satisfaisantes aux demandes dans le cadre de la « CUSTOMER DUE DILLIGENCE » (CDD) , l'Agent responsable du Groupe AC envisagera si le Groupe AC doit commencer ou doit se retirer de la relation. Les informations sur les activités de l'Utilisateur de la Plateforme, ou leur absence, seront prises en compte par tout le personnel lors de l'examen des raisons possibles de suspecter un blanchiment d'argent.

POLITIQUE ET PROCÉDURE DE SURVEILLANCE CONTINUE DES UTILISATEURS DE LA PLATEFORME

Le Groupe AC surveillera dans tous les cas les événements suivants et cherchera une explication satisfaisante :
* Changement dans les références bancaires.
* Changement de localisation.
* Concernant les Studios/Performers non-individuels : changement de direction/changement de propriétaire bénéficiaire.
Les audits seront effectués à la date anniversaire, c'est-à-dire à la date à laquelle le Studio/Performer s'est inscrit sur la Plateforme. Une alerte notifiera l'équipe lorsque les contrôles devront être effectués.
Les audits peuvent entraîner la réalisation d'étapes supplémentaires (demande de documents supplémentaires, vérifications supplémentaires...), qui devront être documentées dans le dossier des Utilisateurs de la Plateforme (constitué de leurs informations, de leurs pièces justificatives et des informations relatives à la surveillance AML).
Ces audits peuvent également conduire à une nouvelle évaluation du niveau de vigilance appliqué à l'Utilisateur de la Plateforme, jusqu'à la fin de la relation d'affaires. Une telle décision est prise par les dirigeants du Groupe AC, sur les conseils du Responsable de la Conformité et du responsable du contrôle interne.

POLITIQUE ET PROCÉDURE DE CONSERVATION DES INFORMATIONS RELATIVE À LA DILIGENCE RAISONNABLE DES UTILISATEURS DE LA PLATEFORME

POLITIQUE

Le Groupe AC a pour politique d'établir et de maintenir des systèmes permettant d'enregistrer les demandes de renseignements effectuées et les informations obtenues dans le cadre de l'exercice de la diligence raisonnable de l'utilisateur de la Plateforme à des fins de lutte contre le blanchiment d'argent, et de veiller à ce que ces enregistrements puissent être consultés en cas de besoin pour des raisons juridiques et réglementaires. Ces registres comprendront, sans s'y limiter, les détails enregistrés à des fins de comptabilité et de développement commercial.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

• Lorsque des informations sont collectées à des fins AML auprès des Utilisateurs de la Plateforme, l'Agent responsable du Groupe AC veillera à ce que : * Les informations collectées soient enregistrées de manière cohérente dans le compte de l'Utilisateur de la Plateforme, ou à un autre endroit approprié, et que les dossiers conservés à différents endroits soient croisés si nécessaire, afin que les informations soient accessibles et compréhensibles par d'autres membres autorisés du personnel, y compris le Responsable de la Conformité. * Tous les cas où les informations demandées n'ont pas été fournies ou les explications données n'ont pas été satisfaisantes sont consignés.
• Le Groupe AC doit disposer de moyens permettant d'archiver régulièrement les documents avec les registres comptables du Groupe AC, afin de garantir leur disponibilité pendant la durée minimale requise par la loi à compter de la date de la transaction ou de l'enquête.
• Le Groupe AC doit disposer de moyens de récupération des données qui facilitent la récupération complète et rapide de tous les dossiers pertinents par le personnel autorisé, afin de répondre pleinement aux demandes des enquêteurs financiers.
• Le Groupe AC doit disposer de procédures garantissant que toute donnée personnelle obtenue est traitée uniquement dans le but de prévenir le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.
• Tous les documents et informations collectés lors de l'ouverture du compte, concernant l'identité du Studio/Performer, le cas échéant son UBO, ainsi que ceux collectés durant la relation commerciale, doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la clôture du compte. De plus, chaque année, l'historique de toutes les transactions effectuées depuis le début de l'année doit être conservé pendant 5 ans. Le Groupe AC conserve tous les documents issus de la relation commerciale avec les Studios/Performers en les archivant selon des conditions et modalités garantissant leur intégrité, notamment sur un support permanent respectant les règles du RGPD.
• Le Groupe AC doit fournir aux nouveaux Utilisateurs de la Plateforme les informations suivantes avant l'inscription sur la Plateforme SNV : une déclaration indiquant que toutes les données personnelles reçues lors de l'inscription seront traitées uniquement dans le but de prévenir le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme (RGPD).
• Le Groupe AC doit disposer d'une procédure permettant d'identifier les données personnelles pertinentes en vue de leur suppression à l’issue de la période légale de conservation, sauf si : elles sont requises pour des procédures judiciaires ; la personne concernée a donné son consentement exprès à la conservation de ces données.
• Pour les comptes enregistrés sur la Plateforme SNV qui ont fait l'objet d'un rapport de suspicion, les documents pertinents seront conservés séparément des archives courantes du Groupe AC et ne seront pas détruits, même après l'expiration de la période légale de conservation, sans confirmation de l'Officier de Conformité que ces dossiers ne sont plus nécessaires dans le cadre d'une enquête.

POLITIQUE ET PROCÉDURE DE RAPPORT INTERNE DE SUSPICION

POLITIQUE

La politique du Groupe AC stipule que chaque membre du personnel doit rester vigilant quant à la possibilité de blanchiment d'argent et doit signaler toute suspicion s’il estime qu'il existe des motifs raisonnables, en suivant la procédure du Groupe AC. Les attentes placées àl’égard de chaque membre du personnel concernant les réponses aux suspicions potentielles doivent être appropriées à leur poste dans le Groupe AC. Il n'est attendu de personne qu'il ait une connaissance et une compréhension supérieures à celles appropriées à son rôle.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

• Chaque membre du personnel doit rester attentif à la possibilité que les services du Groupe AC puissent être utilisés à des fins de blanchiment d'argent, ou que, dans le cadre de son travail, il puisse être informé de l'existence de biens criminels ou terroristes.
• La vigilance quant à la possibilité de blanchiment d'argent doit être associée à une connaissance appropriée des activités des Utilisateurs de la Plateforme, de sorte que les membres du personnel soient conscients des facteurs anormaux qui pourraient représenter des causes possibles de suspicion.
• Un membre du personnel prenant conscience d'une suspicion potentielle doit recueillir les informations pertinentes qui sont disponibles de manière routinière et décider s'il existe des motifs raisonnables de soupçonner un blanchiment d'argent. Toute information supplémentaire acquise, en particulier des explications concernant des instructions ou transactions inhabituelles, doit être enregistrée sur les comptes enregistrés sur la plate-forme de la manière habituelle, mais aucune mention de soupçon de blanchiment de capitaux ne doit être enregistrée sur ces comptes.
• L'obligation de recueillir des informations pertinentes ne s'étend pas à la recherche ou à l'investigation au-delà de l'utilisation des sources d'information disponibles au sein du Groupe AC.
• Si, après avoir recueilli et examiné les informations disponibles, le membre du personnel est entièrement convaincu qu'il n'existe pas de motifs raisonnables de suspicion, aucune autre action ne doit être entreprise.
• Un membre du personnel qui, après réflexion, estime qu'il pourrait y avoir des motifs de suspicion doit normalement soumettre la question à l'Agent responsable du Groupe AC. Si, après discussion, ils conviennent tous deux qu'il n'y a pas de motifs de suspicion, aucune autre action ne doit être entreprise.
• Aucun membre du personnel n'est obligé de discuter d'une suspicion de blanchiment d'argent avec l'Agent responsable. Ils peuvent, si les circonstances le justifient, contacter directement le Responsable de la Conformité sans donner de raison.
• Si, à la suite d'une suspicion potentielle soulevée par un membre du personnel, ou à la suite de ses propres observations, l'Agent responsable du Groupe AC décide qu'il existe des motifs raisonnables de soupçonner un blanchiment d'argent, il doit soumettre un rapport de suspicion au Responsable de la Conformité, dans le formulaire spécifié par le Responsable de la Conformité à cet effet.
• Un rapport interne de suspicion ne viole pas la confidentialité, et aucun membre du personnel ne doit omettre de faire un rapport interne pour ces raisons.
• Si un rapport de suspicion découle d'une question soulevée par un membre du service assistance, l'Agent responsable du Groupe AC doit l’informer par écrit qu'un rapport a été soumis en référence à la question discutée à la date donnée, sans inclure le nom de la ou des personnes suspectées. Cela confirme au membre du service assistance qui a soulevé la question que son obligation légale de signaler a été remplie (formulaire de procédure de signalement).
• Dans le cas où un membre du personnel soupçonne une opération de blanchiment d'argent mais que le responsable de la CA n'est pas d'accord sur le fait qu'il y a des motifs raisonnables de suspicion, le membre du personnel soupçonnant l'opération doit remplir son obligation légale en soumettant une déclaration de soupçon de blanchiment d'argent au Responsable de la Conformité, dans le formulaire spécifié à cet effet. L'Agent responsable du Groupe AC doit reconnaître cette obligation légale et aider le membre du personnel à la remplir.
• Un membre du personnel qui formule ou a connaissance d'une suspicion de blanchiment d'argent ne doit en discuter avec aucune partie extérieure ni avec un autre membre du personnel, à moins qu'il ne soit directement impliqué dans l'affaire à l'origine de la suspicion.
• Aucun membre du personnel ne doit, à aucun moment, révéler une suspicion de blanchiment d'argent à la personne suspectée (y compris une partie extérieure). Si des circonstances surgissent qui pourraient causer des difficultés, le membre du personnel doit demander et suivre les instructions du Responsable de la Conformité.
• Aucune copie ni aucun enregistrement des rapports de suspicion de blanchiment d'argent ne doit être fait, sauf par le Responsable de la Conformité, qui gardera ces documents en lieu sûr, séparés des comptes des Utilisateurs de la Plateforme et d'autres répertoires d'informations du Groupe AC.

POLITIQUE ET PROCÉDURE DE DIVULGATION FORMELLE AUX AUTORITÉS

POLITIQUE

La politique du Groupe AC stipule que le Responsable de la Conformité reçoit et évalue les rapports de suspicion interne et décide si une divulgation formelle doit être faite aux autorités. Si tel est le cas, le Responsable de la Conformité procédera à la divulgation formelle au nom du Groupe AC, en utilisant le dispositif approprié.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

• Dès réception d'une déclaration de soupçon de blanchiment de capitaux émanant d'un membre du personnel, le Responsable de la Conformité en accuse réception par écrit, en faisant référence à la déclaration par sa date et son numéro de dossier unique, sans inclure le nom de la (des) personne(s) soupçonnée(s). Cet accusé de réception confirme au membre du personnel qu'il s'est acquitté de son obligation légale de déclaration.
• Le Responsable de la Conformité doit ouvrir et tenir à jour un registre sur l’avancement du rapport. Ce registre sera conservé en toute sécurité et ne fera pas partie du compte de l'Utilisateur de la Plateforme.
• Après avoir reçu un rapport, le Responsable de la Conformité doit recueillir toutes les informations pertinentes détenues au sein du Groupe AC et faire toutes les enquêtes nécessaires auprès des membres du personnel partout dans le Groupe AC, afin d'évaluer correctement le rapport. Le Responsable de la Conformité doit ensuite décider s'il pense personnellement qu'il existe des motifs raisonnables de suspicion, et prendre une décision concernant l'obligation du Groupe AC de faire une déclaration formelle aux autorités.
• Avant de faire effectivement une déclaration formelle aux autorités, le Responsable de la Conformité devra demander l'avis du dirigeant du Groupe AC. Ce dernier aura la décision finale concernant la déclaration formelle aux autorités.
• Tous les membres du personnel du Groupe AC devront répondre de manière exhaustive à toutes les demandes faites par le Responsable de la Conformité aux fins d'évaluer un rapport de suspicion. Les informations fournies au Responsable de la Conformité dans le cadre de ces demandes ne violent pas la confidentialité/le secret professionnel, et aucun membre du personnel ne doit retenir des informations pour ces raisons.
• Si une déclaration formelle aux autorités est requise, le Responsable de la Conformité doit la faire par les moyens appropriés.
• Le Responsable de la Conformité doit documenter dans le registre du rapport les raisons de décider de faire ou non une déclaration formelle.
• Le Responsable de la Conformité doit, si cela est approprié, informer l'auteur du rapport interne si une déclaration formelle a été faite ou non.
• Le Responsable de la Conformité doit informer tous les membres du personnel concernés, et seulement ceux-ci, afin de les protéger ainsi que le Groupe AC contre des infractions possibles liées au blanchiment d'argent dans le cadre d'activités connexes.
• Après une déclaration formelle, le Responsable de la Conformité doit prendre les mesures requises par les autorités en rapport avec la déclaration.

POLITIQUE ET PROCÉDURE DE BLOCAGE/CONTINUATION DU COMPTE ENREGISTRÉ SUR LA PLATEFORME SUITE À UN RAPPORT DE SUSPICION

POLITIQUE

La politique du Groupe AC stipule qu'à partir du moment où une suspicion de blanchiment d'argent survient, le compte enregistré sera bloqué. Ni les considérations commerciales ni la difficulté à répondre aux demandes des personnes enregistrées sur la Plateforme ne doivent prendre le pas sur les obligations légales du Groupe AC à cet égard.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

• Dès qu'un membre du personnel forme ou prend connaissance d'une suspicion de blanchiment d'argent, le compte enregistré sera bloqué.
• S'il existe une quelconque probabilité que le compte enregistré ait été bloqué, par exemple parce qu'une transaction prévue n'a pas été effectuée, le membre du personnel concerné doit contacter le Responsable de la Conformité pour obtenir des instructions sur la manière de traiter la question.
• À la réception d'un rapport de suspicion, le Responsable de la Conformité demande à l'auteur du rapport ainsi qu’à tout autre membre du personnel concerné de bloquer le compte nominatif à l'origine de la suspicion.
• Lorsque le compte enregistré a été bloqué, le Responsable de la Conformité doit évaluer le rapport de suspicion aussi rapidement que possible afin de décider s'il est nécessaire de faire une déclaration aux autorités.
• Si le Responsable de la Conformité décide qu'il n'y a pas de motifs raisonnables de soupçonner un blanchiment d'argent, il ou elle autorisera la continuation du compte enregistré de sa propre autorité.
• Si le Responsable de la Conformité décide qu'une déclaration doit être faite, il ou elle demandera l'autorisation de continuer au dirigeant du Groupe AC aussi rapidement que possible. Le dirigeant du Groupe AC aura la décision finale concernant la continuation du compte enregistré.

POLITIQUE ET PROCÉDURE DE FORMATION À LA LUTTE CONTRE LE BLANCHIMENT D'ARGENT (AML)

POLITIQUE

La politique du Groupe AC stipule que le recrutement de tout nouveau personnel inclura une évaluation, comme décrit dans la section 48(2) des Réglementations Européennes contre le Blanchiment d'Argent. (Source PDF directives européennes AML 2018). La politique du Groupe AC est que tous les membres du personnel qui gèrent les comptes enregistrés, ou qui ont accès aux comptes enregistrés, reçoivent une formation sur la lutte contre le blanchiment d'argent afin de s'assurer que leurs connaissances et leur compréhension sont d'un niveau approprié, ainsi qu'une formation continue au moins une fois par an pour maintenir la sensibilisation et s'assurer que les obligations légales du Groupe AC sont respectées. La politique du Groupe AC est que tous les membres du personnel qui gèrent les comptes enregistrés, ou qui ont accès aux données personnelles relatives à ces comptes, reçoivent une formation sur la loi relative à la protection des données afin de s'assurer que leurs connaissances et leur compréhension sont d'un niveau approprié, ainsi qu'une formation continue au moins une fois par an afin de maintenir la sensibilisation et de s'assurer que les obligations légales du Groupe AC sont respectées. Le Responsable de la Conformité, en coopération avec le responsable de la formation et le responsable de la protection des données du Groupe AC, s'assurera que la formation est mise à la disposition du personnel en fonction de son exposition au risque de blanchiment d'argent et de protection des données, et que des mesures sont prises pour vérifier et enregistrer que la formation a été suivie et que le personnel a atteint un niveau approprié de connaissance et de compréhension.Compte tenu de la gravité des obligations imposées à chaque individu par la Loi et les Règlements, et des sanctions possibles, le Responsable de la Conformité s'assurera que l'information sur ces obligations personnelles est disponible pour tous les membres du personnel. L'objectif de la formation est :

• Développer des réflexes AML,
• Sensibiliser chaque membre du personnel pour maintenir leurs réflexes AML,
• Mettre à jour les connaissances collectives et opérationnelles des risques liés à la lutte contre le blanchiment d'argent,
• Former les membres du personnel à détecter les cas suspects,
• Vérifier la bonne connaissance des procédures et des obligations qui en découlent.

La formation de tout nouveau membre du personnel fait partie de leur processus d'intégration, sous la responsabilité du responsable du contrôle interne. Le Responsable de la Conformité organise la session de formation. Les supports de formation et les feuilles de présence doivent être conservés pendant au moins 5 ans après le départ du collaborateur concerné.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

• Après la prise de fonction, l'évaluation du personnel selon la section 48(2) des Réglementations Européennes contre le Blanchiment d'Argent sera intégrée dans le processus d'évaluation régulière du personnel du Groupe AC.
• Le Responsable de la Conformité, en coopération avec l'Agent de formation du Groupe AC, étudiera d'autres méthodes, produits et services de formation en matière de lutte contre le blanchiment d'argent, afin de faire en sorte que le Responsable de la Conformité soit en mesure de proposer des services de formation de qualité.
• Une formation adaptée prendra en compte :
  • La nécessité d'atteindre un niveau de connaissance et de compréhension approprié au rôle de chaque individu dans le Groupe AC.
  • La nécessité de maintenir ce niveau par le biais d'une formation continue de remise à niveau.
  • L'aspect pratique de l'attribution de différents programmes à des membres du personnel ayant des rôles différents, en fonction des risques encourus.
  • le coût et l'efficacité en termes de temps des méthodes alternatives et des médias disponibles.
• Le programme de formation inclura des moyens de valider que chaque individu a atteint un niveau approprié de connaissance et de compréhension, que ce soit par le biais de tests formels, par le bias d’évaluations via des discussions informelles ou d'autres moyens.
• Une attention particulière sera accordée aux besoins de formation de la direction et de l'équipe de conformité.
• Le Responsable de la Conformité devra :
  • informer chaque membre du personnel du programme de formation qu'il doit suivre, ainsi que du calendrier de réalisation,
  • vérifier que chaque membre du personnel a complété le programme de formation qui lui a été assigné, en envoyant des relances à ceux qui ne l'ont pas complété dans les délais,
  • signaler au dirigeant de l'entreprise tout cas où des membres du personnel ne répondent pas aux relances et n'ont pas suivi la formation qui leur a été assignée ;
  • tenir un registre des formations suivies, y compris les résultats des tests ou autres évaluations démontrant que chaque individu a atteint un niveau de compétence approprié.
• À la fin d'un cycle de formation, le Responsable de la Conformité s'assurera de la continuité de la formation continue tout en prenant en compte :
  • l'efficacité du programme achevé,
  • la nécessité de tenir à jour les informations relatives à la formation en fonction des modifications apportées aux lois et aux réglementations.
• Le Responsable de la Conformité déterminera les besoins de formation liés à sa fonction et veillera à acquérir les connaissances et la compréhension nécessaires pour s'acquitter des obligations de sa fonction.

POLITIQUE ET PROCÉDURE DE CONTRÔLE ET DE GESTION DE LA CONFORMITÉ

POLITIQUE

La politique du Groupe AC est de surveiller sa conformité avec les exigences légales et réglementaires en matière de lutte contre le blanchiment d'argent (AML) et de réaliser un audit annuel indépendant de conformité à la loi sur le blanchiment d'argent (AML), dont les conclusions seront examinées et des recommandations appropriées mises en œuvre. Le dirigeant du Groupe AC fournira l'autorité et les ressources nécessaires à la mise en œuvre continue d'un régime de conformité AML.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

• Le Responsable de la Conformité surveillera en permanence tous les aspects des politiques et procédures AML du Groupe AC, ainsi que les évolutions et développements de l'environnement juridique et réglementaire susceptibles d'avoir un impact sur l'évaluation des risques à l'échelle du Groupe AC. Tout manquement à la conformité AML nécessitant une rectification urgente sera traité immédiatement par le MLRO, qui rapportera ces incidents au dirigeant du Groupe AC, le cas échéant, et demandera tout soutien nécessaire.
• Le Responsable de la Conformité facilitera et aidera l'auditeur indépendant à réaliser un audit annuel de la conformité du Groupe AC en matière de lutte contre le blanchiment d'argent. Ce rapport d’audit comprendra :
  • un résumé du profil de risque de blanchiment d'argent du Groupe AC et de ses vulnérabilités, ainsi que des informations sur les changements et évolutions,
  • un résumé de tout changement dans l'environnement réglementaire dans lequel le Groupe AC opère et des façons dont le Groupe AC est affecté,
  • un résumé des activités AML au sein du Groupe AC, y compris le nombre de rapports de suspicion internes reçus par le Responsable de la Conformité et le nombre de déclarations faites aux autorités,
  • les précisions sur les manquements à la conformité pour lesquels des mesures ont déjà été prises, ainsi que les rapports sur les résultats obtenus,
  • les précisions sur les manquements à la conformité pour lesquels des mesures doivent être prises, ainsi que les actions recommandées et le soutien de la direction requis
  • un exposé des plans de développement continu du régime de lutte contre le blanchiment d'argent, y compris les activités de formation et de sensibilisation destinées à l'ensemble du personnel concerné.
• Lorsque des actions de gestion sont nécessaires, le dirigeant du Groupe AC décidera des mesures appropriées à prendre.

RÉCLAMATION

Vous pouvez déposer une réclamation en utilisant le formulaire téléchargeable içi
Après l'avoir rempli, vous pouvez nous l'envoyer par courrier à l'adresse indiquée dans le formulaire ou en pièce jointe à l'adresse e-mail .
Nos services vous répondront à l'adresse e-mail fournie dans le formulaire dans un délai maximum de 7 jours ouvrables.

DAC7

La nouvelle réglementation européenne, communément appelée DAC7, exige que certaines plateformes numériques, y compris Xlovecam, fournissent à l'UE des informations sur les revenus générés par les vendeurs de services utilisant la Plateforme.
Xlovecam se conforme à la directive DAC7 de l'UE.

Loi européenne sur les services numériques (DSA)

Cette page contient des informations relatives à la loi sur les services numériques de l'UE (règlement (UE) 2022/2065 du Parlement européen et du Conseil du 19 octobre 2022 sur un marché unique des services numériques et modifiant la directive 2000/31/CE) (la DSA).

Point de contact désigné

Conformément aux articles 11 et 12 de la DSA, le Responsable de la Conformité a été désigné comme point de contact de Xlovecam pour toutes les communications concernant la DSA. Ces communications doivent être en anglais.